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Resumen
Los eventos corporativos, conferencias, lanzamientos de producto o encuentros de networking son mucho más que simples reuniones: son momentos únicos en los que las marcas pueden conectar con su audiencia, transmitir su mensaje y generar experiencias memorables. Sin embargo, muchas organizaciones cometen un error común: no planifican adecuadamente el contenido que se genera alrededor de […]
Los eventos corporativos, conferencias, lanzamientos de producto o encuentros de networking son mucho más que simples reuniones: son momentos únicos en los que las marcas pueden conectar con su audiencia, transmitir su mensaje y generar experiencias memorables.
Sin embargo, muchas organizaciones cometen un error común: no planifican adecuadamente el contenido que se genera alrededor de estos eventos.
Una estrategia de contenido audiovisual bien definida permite maximizar el alcance, el retorno de inversión y la duración del impacto del evento. Desde teasers previos hasta recapitulaciones posteriores, cada pieza de contenido tiene un propósito estratégico.
En este artículo, exploraremos qué grabar antes, durante y después de un evento, cómo planificar toda la estrategia y cómo herramientas como Storimake pueden optimizar la cobertura y la gestión de todo el material audiovisual.
La importancia de una estrategia audiovisual para eventos
El contenido generado en torno a un evento no solo sirve para documentarlo, sino que tiene múltiples beneficios estratégicos:
- Aumenta alcance y ROI: Los eventos suelen tener un límite de asistentes físicos. El contenido audiovisual permite que el mensaje llegue a una audiencia mucho más amplia, incluyendo quienes no pudieron asistir. Videos cortos, clips de conferencias y fotos compartidas en redes sociales multiplican la visibilidad del evento y, por ende, el retorno de inversión.
- Genera material usable a largo plazo: Un evento bien documentado se convierte en una fuente de contenido evergreen que puede ser reutilizado en campañas de marketing, presentaciones corporativas, formación interna o contenido de redes sociales. Esto transforma la inversión en producción audiovisual en un activo de valor prolongado.
- Refuerza la narrativa de la marca: Los eventos son oportunidades para contar historias, mostrar liderazgo de pensamiento y construir reputación. El contenido audiovisual permite capturar la esencia de estas experiencias de manera emocional y memorable.
Una estrategia de contenido para eventos no solo documenta lo que sucede, sino que potencia el valor del evento y extiende su impacto mucho más allá de la fecha en que ocurre.
¿Qué grabar antes del evento?
El contenido previo al evento es clave para generar expectativa, atraer asistencia y preparar a la audiencia. Algunos tipos de material que conviene producir antes del evento incluyen:
- Teasers y avances: Clips cortos que presenten el tema del evento, sus ponentes o experiencias destacadas generan curiosidad y engagement en redes sociales. Estos teasers no deben revelar demasiado; su objetivo es intrigar y motivar a registrarse o asistir.
- Invitaciones audiovisuales: Un video creativo invitando a la audiencia a participar, mostrando fechas, lugar y motivos para asistir, puede tener un impacto mucho mayor que una invitación escrita. Este tipo de contenido transmite emoción y profesionalismo.
- Backstage y preparación: Mostrar los preparativos del evento, el montaje de escenarios, la llegada de ponentes o el trabajo del equipo detrás de escena genera cercanía con la audiencia y hace que se sientan parte de la experiencia desde antes.
El contenido previo también sirve para establecer identidad visual y tono del evento, asegurando que toda la comunicación posterior sea consistente.
Qué grabar durante el evento
El día del evento es cuando se produce la mayor cantidad de material audiovisual de valor. La clave está en planificar con antelación qué registrar y cómo hacerlo.
- Conferencias y ponencias: Capturar presentaciones, intervenciones de expertos y debates es fundamental. Los videos completos pueden ser editados posteriormente en clips cortos para redes o usados como material formativo.
- Interacción de los asistentes: Fotos y videos de networking, preguntas en vivo, talleres y actividades interactivas muestran la participación del público y aportan prueba social del éxito del evento.
- Clips para redes en tiempo real: Publicar contenido en vivo o casi en vivo mantiene la atención de la audiencia digital. Historias de Instagram, videos de LinkedIn o TikToks cortos con momentos destacados generan engagement inmediato y amplifican el alcance.
- Detalles y momentos espontáneos: Capturar emociones, reacciones y detalles visuales (como decoraciones, merchandising o actividades creativas) contribuye a un storytelling más rico y auténtico.
Durante el evento, la coordinación del equipo audiovisual es crucial. Contar con roles definidos, cámaras asignadas a distintos espacios y un flujo de trabajo para edición rápida garantiza que ningún momento clave se pierda y que el contenido pueda ser distribuido rápidamente.
Qué grabar después del evento
El contenido posterior al evento permite extender la relevancia, reforzar el mensaje y generar material reutilizable. Entre los materiales más importantes se encuentran:
- Highlights y recap final: Videos resumen que muestran los momentos más importantes, combinando conferencias, interacciones y elementos visuales destacados. Estos resúmenes son ideales para compartir en redes sociales, boletines corporativos o como recurso para atraer asistentes a futuras ediciones.
- Testimonios: Grabar opiniones de asistentes, ponentes o patrocinadores agrega credibilidad y demuestra el valor real del evento. Los testimonios pueden ser cortos y adaptables a múltiples canales.
- Contenido evergreen: Fotos, videos y material gráfico que puedan reutilizarse para futuras campañas, presentaciones, formación interna o marketing de contenidos. Este contenido asegura que la inversión en producción tenga duración prolongada.
- Analítica y medición: Documentar qué tipo de contenido generó más interacción ayuda a mejorar futuras estrategias. La grabación post-evento no solo produce material visual, sino también insights valiosos sobre engagement y preferencias de la audiencia.
Cómo planificar la estrategia completa
Una estrategia de contenido para eventos efectiva requiere planificación integral: desde preproducción hasta distribución post-evento. Los pasos clave incluyen:
- Definir roles y responsabilidades: Asignar equipos específicos para grabación, fotografía, edición y publicación en redes sociales asegura eficiencia y evita confusiones.
- Calendario de contenido: Planificar qué se grabará, cuándo y cómo se publicará, incluyendo teasers previos, cobertura en tiempo real y resúmenes posteriores. Un calendario detallado facilita la coordinación y maximiza el impacto.
- Canales de distribución: Determinar dónde se publicará cada pieza de contenido (redes sociales, web corporativa, newsletters, plataformas de video) y adaptar formatos según el canal.
- Integración con plataformas de colaboración: Utilizar herramientas que centralicen briefs, guiones, calendarios y material audiovisual permite que todos los equipos trabajen de manera coordinada y se reduzcan errores o duplicidad de esfuerzos.
- Plan de contingencia: Considerar imprevistos, como retrasos en la producción o cambios en la agenda del evento, garantiza que la estrategia no se vea afectada y que el contenido pueda adaptarse a la realidad del momento.
Una planificación detallada no solo asegura que se capture todo el contenido relevante, sino que también optimiza recursos, tiempos y resultados.
Cómo Storimake potencia tu cobertura de eventos
Un modelo como el de Storimake, que combina una plataforma tecnológica con un equipo dedicado, facilita la gestión y producción de contenido audiovisual para eventos, asegurando eficiencia y calidad. Entre sus ventajas destacan:
- Coordinación modular de filmers y editores: Permite asignar tareas específicas a cada miembro del equipo audiovisual, asegurando que cada aspecto del evento sea capturado y editado adecuadamente.
- Entregas rápidas para aprovechar la relevancia: Gracias a flujos de trabajo optimizados, el contenido puede publicarse en tiempo real o poco después del evento, maximizando el engagement y la cobertura mediática.
- Centralización de todo el material: Videos, fotos, clips de redes y materiales gráficos se almacenan en un solo lugar, lo que facilita su reutilización y la generación de contenido evergreen para futuras campañas.
- Briefings claros y accesibles: Todos los equipos trabajan con información actualizada, evitando malentendidos y asegurando que el mensaje del evento sea consistente en cada pieza de contenido.
Con Storimake, la estrategia de contenido para eventos se vuelve más ágil, coordinada y efectiva, garantizando que cada momento registrado contribuya al impacto global del evento.
Conclusión
Un evento sin contenido planificado es una oportunidad perdida. La estrategia de contenido audiovisual permite extender el impacto del evento, maximizar el ROI y generar material reutilizable que alimenta la comunicación de la marca a largo plazo.
Grabar antes del evento ayuda a generar expectativa y preparar a la audiencia, la cobertura durante el evento documenta momentos clave y permite interacción en tiempo real, y la producción posterior garantiza que la relevancia se mantenga y que el contenido pueda ser reutilizado como recurso evergreen.
La planificación integral, con roles claros, calendarios detallados y canales de distribución definidos, es esencial para que cada pieza de contenido cumpla su propósito estratégico. Herramientas como Storimake potencian esta estrategia, facilitando coordinación, entregas rápidas y centralización de todos los materiales.
Cada video, foto o clip de redes es una oportunidad para reforzar la narrativa de tu marca y prolongar la vida útil de tu evento. Por eso, invertir en estrategia y planificación de contenido no es opcional, sino imprescindible para maximizar el impacto y el valor de cada evento.
No dejes que tu evento pase desapercibido. Prueba el modelo Storimake para eventos y asegura cobertura audiovisual completa, coordinada y efectiva.